Hoofdstuk 3:

Essentiële kennis uit het plenaire programma

Borging en monitoring van MVI

De derde en laatste dag van het grote MVI-congres voor publieke organisaties stond in het teken van het blijvend borgen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in organisaties.

In een reeks van presentaties en workshops werd toegelicht hoe MVI concreet in organisaties de standaard kan worden. Naast diverse handvatten was er ook veel aandacht voor instrumenten als de MVI-monitor en de MVI Risico Checker.

Watson begon de middag met een pleidooi voor MVI om niet langer te vechten op prijs, zoals sommige opdrachtgever en -nemers het ervaren. “Ga veel meer op waarde uitvragen dan op prijs”, prikkelde zij.

De eerste keynote kwam van Michiel Zijp, projectmanager bij het RIVM, die een sneak preview gaf van de resultaten van de MVI monitor (voorziene publicatiedatum: februari/ maart 2021). Dit is een instrument dat tweejaarlijks toont wat de resultaten zijn op het gebied van MVI. Op tal van onderwerpen liet hij de inzet en effecten zien van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in 2017 en 2018. Hij koppelde aan het begrip ‘monitoren’ het motto ‘meten is leren’. Vooral het evalueren en leren van successen en fouten, is volgens Zijp belangrijk.

Van onbewust onbekwaam naar bewust bekwaam

Voor de MVI-monitor sprak Zijp meer dan honderd inkopers, waarvan er één aangaf dat hij niets opneemt in zijn aanbesteding als hij het effect van de maatregel niet kan meten. Hij refereerde vervolgens aan een evaluatie over duurzaam inkopen in 2010. Daaruit bleek dat de ambitie om 100% in te kopen door overheden, behaald werd. “Maar wat 100% duurzaam inkopen betekent en wat we ervan kunnen leren, dat was niet duidelijk. Daar proberen we met de MVI-monitor wél een antwoord op te geven.”

Hoe werkt de monitor in de praktijk? Vijftien productgroepen met elk zo’n tien grote aanbestedingen (totaal: 132) werden in de diepte onderzocht, op basis van Tendernet-data. Het betreft tekst- en cijferanalyse van de aanbesteding en vervolgens telefonisch onderzoek naar de effecten. De centrale vraag: is er socialer of duurzamer geleverd dan was bereikt zonder MVI-criteria? Zo ja, dan worden de data verzameld en de effecten op het klimaat, materiaalgebruik en social return berekend.

Meer toepassing MVI-gunningscriteria

De resultaten laten zien dat MVI steeds meer wordt toegepast en dat onderwerpen als circulariteit, klimaat en social return centraal staan. Zijp ging (als voorbeeld) dieper in op de productgroep openbare verlichting, waar een hoge mate van MVI al gemeengoed is.

Zijp: “Dat het effect van circulariteit laag is, wordt veroorzaakt door het feit dat circulariteit hier al langer wordt toegepast. Het levert nu ten opzichte van de standaard niet veel meer op, omdat de praktijk al heel erg goed is.” Bij social return kon het effect van de uitgevraagde maatregel soms niet aangetoond worden. Of het lukt simpelweg niet om die maatregel ook in de praktijk uit te voeren, wat je ook nog vaak ziet bij duurzaamheidsplannen, aldus Zijp.

“Mijn tip is om eerst te bepalen waar je effect op wilt hebben”, aldus Zijp. “Dat doe je op basis van een impactanalyse, aanbestedingsagenda of je core expertise.” Een volgend advies is om vooraf goed te bedenken waar je op wilt monitoren en op wilt sturen. “Monitor ook op het proces. Ga je al samen met de markt aan de slag met bijvoorbeeld een marktconsultatie? Er komen steeds meer handreikingen om deze initiatieven goed te begeleiden. Stem daarnaast processen gezamenlijk af: intern met inkoper, contractmanager en facility manager.”

Samenvattend stelde Zijp dat de aandacht voor MVI groeit, op basis van het aantal MVI-aanbestedingen waarvoor het RIVM een berekening kon uitvoeren (ten opzichte van 2015-2016). Wat ook opviel is dat de administratie niet altijd op orde is om goed te kunnen meten, of er ontbreekt een goede referentie en marktstandaard. Tot slot benoemde Zijp nog de waarde van het uitvragen van informatie binnen het contract.

Handreiking vanuit IenW

IenW is begin 2021 gestart met het opstellen van een handreiking contractvoorwaarden en monitoring MVI voor overheden. De planning is dat de handreiking in mei gereed is.

MVI-criteriatool

Hierna was het tijd voor de eerste workshopronde met een brede reeks van onderwerpen (zoals ISO 20400, kantoormeubilair en koffie).

Ambassadeurs

Na een korte pauze volgde een inspirerende presentatie van Charlotte Extercatte (AmbassadorWise), die overheids-professionals en vooral inkopers als onontbeerlijke ambassadeurs op het schild hees. Om meteen ook de urgentie aan te geven: “Er is nu veel momentum en juist ambtenaren met een heel grote portemonnee spelen daarbij een grote rol.” Volgens Extercatte vraagt de toekomst daarbij om een andere manier van werken. “In plaats van droge doelen, moeten we veel meer mikken op visie en veerkracht.”

Die ambassadeurs moeten ons leren om sneller en slimmer te handelen en dat leerde Extercatte van enkele medewerkers bij Interface, de producent van onder meer tapijtegels. Het bedrijf pioniert in de nieuwe economie met producten die een klimaatpositieve impact hebben. Binnen het ambassa-deursprogramma bij Interface gingen mensen zelf aan de slag en het lukte ze om met hun ambitieniveau markten te veranderen. Inmiddels verspreiden die kennis en inspiratie (en ook die mensen) zich naar andere bedrijven.

Extercatte verwees ook nadrukkelijk naar Ursula von der Leyen en haar Europese State of the Union. “Zij vindt het ook de hoogste tijd om te gaan versnellen. Het mooie is dat Von der Leyen het niet alleen een milieu- of economisch project noemt, maar ook een cultureel project. Niets beter dan dat past bij het thema borgen.”

Succesfactoren

Extercatte analyseerde een groot aantal overheidsprojecten en destilleerde daaruit succesfactoren die beweging tot stand brengen.

Zij schaarde die onder de koppen ‘Randvoorwaarden’ en ‘Beweging’, met zaken als visie hebben, het ecosysteem omschrijven, een kompas formuleren (en eraan vasthouden), een community bouwen en trots en transparant zijn.

Vaak ontbreken echter de eerste vier randvoorwaarden [visie hebben, ecosysteem creëren, energie geven en ruimte maken, zie afbeelding, red.], aldus Extercatte. “Doe dus meer aan de voorkant.” Ook het persoonlijk kompas van inkopers is belangrijk. In het boek van Herman Tjeenk Willink, Groter denken, kleiner doen, vond Extercatte inspiratie voor die boodschap: “Staan waarvoor je een publieke diender bent geworden. Het gaat daarbij niet om technische, maar sociale innovatie, die je vanuit de Rijkskaders vertaalt naar een eigen sociaal kompas. Met je visie voorop, met verdergaan dan de eigen functie en met volhouden.” De drie v’s, aldus Extercatte, wier pleidooi in de chat door een deelnemer werd vergeleken met de inzet en discipline van topsporters. Daarbij zijn ook kleine stapjes vooruit nodig, erkende Extercatte. “Dat is vaak in het eerste jaar belangrijk, om mensen mee te krijgen.”

KoopWijsPrijs 2020

Het middagprogramma kreeg vervolgens een feestelijk tintje met de live uitreiking van de KoopWijsPrijs 2020. Deze award namens de Rijksoverheid is bedoeld voor een ambitieus, vernieuwend of anderszins opvallend project op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. De gemeenten Noordenveld en Leiden behoorden ook tot de drie genomineerden, maar het ministerie van Defensie streek uiteindelijk met de eer. Met inkoop van duurzame en eerlijke kleding, een contract voor de Koninklijke Marine dat werd gewonnen door Integrated Sports Hassing.

Defensie koopt jaarlijks zo’n 16.000 broeken en 20.000 overhemden in. Met name bij de inkoop van tropenkleding scoorde Hassing maximaal op duurzaamheid. Zo werd er voor garen, ritsen, knopen en garens gebruikgemaakt van gerecyclede grondstoffen. Het plastic voor de manchetten komt zelfs als afval uit de oceaan en wordt door lokale inwoners verzameld. Ook bij de productielocatie in Tunesië was er sprake van diverse energiezuinige maatregelen, zoals warmte werende folie op de ramen, aldus de winnende pitch van Defensie.

Het congres werd afgesloten door Teun Verheij, algemeen directeur van Albron. Het al ruim honderd jaar oude bedrijf ontstond na de eis van stakende bootwerkers voor een wacht- en schaftlokaal.

Over maatschappelijke verantwoordelijkheid gesproken. Het bedrijf, dat bekend staat als cateraar en ook zelf restaurants uitbaat, is al heel lang bezig met de inzet op voedselveiligheid en gezonde voeding. En die inzet trekt Verheij graag door naar het thema klimaat.

In dat kader pleitte Verheij voor een helder label op het gebied van duurzaamheid. Nu zijn er nog te veel keurmerken, vindt Verheij. Hij roept op om te komen met één keurmerk, zoals de op komst zijnde Nutriscore voor voeding. “We fröbelen nu maar wat. Het is zaak het klimaat, dierenwelzijn en eerlijke handel beter te beschermen. Nu zijn er echter te veel zelf bedachte keurmerken.

Trots zijn op MVI beleid

Dat moet uiteindelijk zorgen voor een gelijk speelveld voor de hele branche, zodat er meer kansen ontstaan voor toepassing van MVI-criteria. Een push van de overheid zal daarbij helpen.”

“Nu stuitten we op criteria van meerdere ministeries en ontbreekt een bovenliggend systeem. Wat is het over-koepelende kader waaraan we het kunnen ophangen? Ik zeg: de SDG’s van de Verenigde Naties. Laten we het aantal keurmerken indikken en er daarbij op letten dat het nieuwe label gaat over meer dan één issue”, besloot Verheij zijn presentatie. Waarna een gezellig nazit en discussie in de online webtool toch nog een beetje het gevoel van een live congres meegaf aan de honderden bezoekers.