Hoofdstuk 3:
Essentiële kennis uit het plenaire programma
‘Kom in beweging voor MVI’
De tweede dag stond in het teken van ‘Beweging’: hoe ga je van ambitieformulering en het bepalen van doelstellingen naar het uitwerken. En hoe overtuig je je organisatie van het nut van duurzaam inkopen? Dagvoorzitter Yvette Watson opende ook deze tweede dag met veel enthousiasme en refereerde naar de initiatieven van de Buyer Groups om de vraag onder publieke organisaties te mobiliseren en het aanbod van innovaties aan te jagen: “Publieke organisaties trekken samen op om aan een gedeelde marktvisie en -strategie te werken rondom verduur-zaming en innovatie. Op de website van PIANOo lees je meer over het initiatief, dat duurzaam inkoopgedrag gaat versnellen. Ik roep jullie allemaal op om aan te sluiten bij deze Buyer Groups. Ga aan de slag met elkaar!”
Het was aan Anja in ’t Velt van het Van Gogh Museum en Jack Stuifbergen van Breedweer om het eerste praktijkvoorbeeld te geven. “Een uitvraag met een heel ambitieuze duurzaam-heidsvisie”, introduceerde Watson de sprekers. Zij vertelden alles over hoe het Amsterdamse museum het aflopende schoon-maakcontract aangreep om een andere koers in te slaan. “Ons schoonmaakcontract moest vernieuwd worden en dat was aanleiding om het opnieuw te bekijken”, vertelt In ’t Velt. “Dit willen we anders, zeiden we toen. We willen het socialer, duurzamer en meer circulair.”
“We hebben 2 miljoen bezoekers per jaar en duurzaamheid zit in het DNA van onze organisatie. We maken de inkoop steeds duurzamer en op de achtergrond werken we aan het beleid om dit goed te stroomlijnen.”
Maatschappelijk Verantwoorde Schoonmaak
“Verder onderzochten we wat je verstaat onder circulaire schoonmaak”, gaat In ’t Velt verder. Die doelstellingen waren onder andere het realiseren en borgen van een uniform kwaliteitsniveau en het eisen van circulariteit en social return-eisen in het schoonmaakcontract. “
We zorgden voor plenaire bijeenkomsten en schouw voor schoonmaakorganisaties”, geeft In ’t Velt aan. “We gaven hier aan welke klantreis we willen dat bezoekers doormaken, welke wensen we hebben op duurzaamheidsvlak en hebben aan de markt gevraagd hoe zij ons konden helpen om het doel te behelpen.” Die ambities werden vertaald in de Sustainable Development Goals (SDG), 17 doelen van de Verenigde Naties om verduurzaming in een stroomversnelling te brengen. De opdracht werd aan Breed-weer gegund, om onder andere andere social return goed uit te werken in de uitvoering en daar de maatschappelijke impact van te vergroten.
“De dienstverlening van Breedweer is een middel om 8 van de 17 SDG-doelen in te vullen”, geeft Stuifbergen aan. “We hebben de ambitie om volledig circulaire schoonmaakdiensten te realiseren. Bijvoorbeeld het inzamelen van koffiedik, waar we handzeep van willen maken. Je hebt een opdrachtgever als het Van Gogh Museum nodig die je de ruimte geeft om deze doelen samen te bereiken.” De doelstellingen voor de SDG’s worden vervolgens gemonitord. “Het is belangrijk om te weten of je de resultaten die je beoogt ook behaald worden, daarom is monitoring een belangrijke pijler.”
De duurzaamheidsambities waren breed, bijvoorbeeld op het vlak van sociale innovatie. “Zo krijgen mensen vanuit een kwetsbare positie in het Van Gogh Museum de mogelijkheid om gebruik te maken van een leerwerkcentrum”, gaat Stuifbergen verder. “Op die manier krijgen deze mensen een stimulans en maken ze meer kansen op de arbeidsmarkt.” De aanpak heeft verschillende resultaten. Zo werd de interne dialoog bij Van Gogh Museum opgestart, gingen leveranciers eenvoudiger en beter met elkaar samenwerken en werd er met enthousiasme en plezier gewerkt. “Als mijlpaal hebben we 2023 om naartoe te werken, zodat we op relatief korte termijn doelen van de SDG’s behalen of er op zijn minst stappen in zetten”, geeft In ’t Velt aan. “Mijn advies is om te zorgen voor de leveranciersdialoog, zodat je kennis deelt. Een geleerde les is ook dat je het gewoon moet gaan doen. Ga niet afwachten.”
Hierna was de hoogste tijd om te gaan gamen, in het kader van het thema ‘Beweging’. Onder leiding van Yvette Watson werd een MVI-impactgame gespeeld, waarin de kennis van deelnemers over MVI en de bijbehorende instrumenten op de proef werd gesteld. Er werden onder andere vragen gesteld over of interne opdrachtgevers altijd een duidelijk definitie-kader hebben van duurzaam inkopen. “Dat is nog niet zo, dus maak gebruik van de kennis die beschikbaar is over onder andere circulair inkopen.”
Op de website van PIANOo krijg je meer informatie over de definitie van bijvoorbeeld circulair inkopen. Nog niet alle opdrachtgevers hebben deze heldere informatie paraat. Bekijk ook de Ambitiewebtool.
Inkoopkracht van € 2,1 miljard
De uitsmijter voor de dag vol ‘Beweging’ kwam van de hand van Petra van den Berg van de Nationale Politie. “Als we de duurzaamheidsbeweging willen doorzetten, moeten we vooral doen en lef tonen”, begon Van den Berg. Hoe de Nationale Politie een beweging maakte in de inkooporganisatie, liet ze in detail zien. Ze schetst de contouren: “400 van de 65.000 werknemers zijn actief binnen contract- en leveranciers-management en hebben een inkoopkracht van € 2,1 miljard. Onze ambitie is om op een duurzame manier bij te dragen aan een veilige, rechtvaardige en inclusieve samenleving. Wat betekenen die termen als we de inkooporganisatie toekomstbestendig maken?”
Hieraan dragen vier sporen bij. Allereerst de mens: “Wij hebben kennisambassadeurs in onze organisatie, een kennisgroep die zichzelf op onderwerpen specialiseert. Bouw samen die kennis op: de PIANOo Academies, congressen als deze, er is zo veel informatie te vinden. En werk samen met je leverancier, weet wat er in de markt te koop is.” Verder vindt zij dat falen geen negatieve connotatie hoeft te hebben. “Durf te falen. Dat is moeilijk, maar verbeteren gaat met vallen en opstaan.”
Ook de organisatie is een onderwerp van belang. “Wacht niet op beleid met ambitie, start met je inkooporganisatie om stappen te nemen. Dat mogen ook kleine stappen zijn. Ambitieformuleringen kunnen wel helpen en het helpt om met opdrachtgevers in gesprek te gaan. De product- en dienstmanager is de verbindende schakel en blijft meedraaien in de totale levensduur van de verduurzaming. Betrek daarom contract- en leveranciersmanagement vanaf de start van het project. Het vertrekpunt van de leverancier is ondergeschikt aan het doel dat je wilt bereiken: ga vooral na met leveranciers of het pad dat je samen wilt bewandelen klopt.”
Tips van Petra van den Berg, Nationale Politie: Bouw samen die kennis op en zorg voor kennisambassadeurs in je organisatie, weet wat er in de markt te koop is, betrek contract- en leveranciersmanagement vanaf het prille begin van het project.