Dé slimme planningstool voor de medische groepspraktijk

Docket is een handige tool om de teamplanning in een groepspraktijk efficiënt uit te voeren. De tool bestaat uit vier hoofdonderdelen: de planning, de afwezigheden, de templates en het team. An Bogaert en Peter Revalk van softwareontwikkelaar Pàu leggen uit de waarin de kracht van deze gebruiksvriendelijke planningssoftware schuilt.

De templates

Centraal staan de zogeheten ‘templates’, die het maken van de planning vereenvoudigen. ‘De templates vormen het uitgangspunt, ze zijn het basisschema, omdat ze de situatie weergeven op basis van normale aanwezigheid van alle teamleden’, legt An Bogaert, business development manager bij softwareontwikkelaar Pàu uit.

‘De templates maken Docket heel efficiënt. Je hoeft maar een keer iets in te voeren en kunt die basis vervolgens steeds hergebruiken. Om de planning af te maken hoef je alleen nog de uitzonderingen eruit te halen en op te lossen. Daarmee heb je een oplossing in één platform en heb je allerlei lijstjes voor instroom, uitstroom en afwezigheid niet meer nodig. De tool wijst je op alle mogelijke conflicten in de planning.’

Het team

In het overzicht van de teamleden staan de NAW-gegevens van het teamlid en het voorkeursschema met de werkdagen en uren van het teamlid. An Bogaert: ‘Als je een teamlid in de planning invoert, maar die planning sluit niet aan op het voorkeursschema van die persoon, dan zie je meteen dat er een conflict is, dankzij een rode icoon. Zo kun je bij elk teamlid rekening houden met zijn of haar voorkeursschema. Doordat Docket automatisch die koppeling maakt, krijg je meteen een ruggensteun. Per teamlid kun je ook de toekomstige afwezigheden aangeven, bijvoorbeeld de vakantieplanning.’

De afwezigheden

Docket bevat van elk teamlid niet alleen het aantal uren dat hij of zij contractueel werkt, maar ook hoeveel hij of zij al gewerkt heeft. ‘Je ziet dan welke mensen nog niet alle uren hebben gewerkt en die je dus kunt inplannen.

Ook als de afwezigheid maanden van te voren is opgegeven, krijg je tijdig een signaal dat er op bepaalde tijden een conflict is. Als je dan iemand wijzigt in de planning, doet Docket een suggestie welk teamlid dat kan zijn, bijvoorbeeld iemand die nog uren moet inhalen. Met die logica helpt het systeem je de planning compleet te maken. ’

De planning

Docket heeft daarnaast nog andere voordelen. Peter Revalk, customer succes manager bij Pàu: ‘Docket staat in de cloud en biedt de centrale oplossing voor de planning. Het vormt voor het team de standaard, de enige waarheid. Door die centrale planning wordt de samenwerking in het team enorm vereenvoudigd. Ook de interne communicatie wordt daarmee duidelijker en efficiënter. Een planning is immers niet statisch, maar er zijn steeds veranderingen. Als je daarover aparte mails zou versturen, volgen niet alle teamleden wat de actuele planning is. Een op de cloud gebaseerde centrale planning voorkomt dat soort problemen.’

Standaardisatie

Ook biedt Docket standaardisatie en overzicht als meerdere mensen aan de planning werken, vervolgt An Bogaert. ‘Meerdere planners kunnen met dezelfde tool werken, in plaats van elke planner met een eigen systeem of Excel-sheet. Zeker voor grotere praktijken of ketens met meerdere vestigingen biedt zo’n standaardisatie grote meerwaarde. Docket maakt ook inzichtelijk wie met wie werkt. Bovendien zie je direct of alle diensten goed op elkaar aansluiten en of alle uren op het eind van de maand kloppen.’

‘Vroeger deed ik bijna 1 week over de planning. Met Docket nog maar 20 minuten! Een wereld van verschil, en een bron van stress is weggevallen. Top!’

- Praktijkcoördinator Anja van Tandartspraktijk Grinberg B.V.

Platform onafhankelijk

Docket is als clouddienst bovendien ‘platform onafhankelijk’ omdat gebruikers via een browser op elke pc kunnen inloggen. Aparte software om de tool te installeren, is niet nodig, vertelt Revalk. Daarbij zijn er eenvoudig koppelingen te leggen zijn met andere systemen, zoals de software voor de loonadministratie.

Optimale bezettingsgraad

Op het gebied van agendabeheer en optimalisatie van praktijken wordt binnen opleidingen van oudsher niet veel aandacht geschonken, constateert Revalk. ‘We merken dat tandartsen vaak beperkt inzicht hebben in het runnen van een praktijk als bedrijf. Hierdoor omringen ze zich niet altijd met de juiste middelen zoals Docket. Met deze tool kun je bovendien efficiënt data verzamelen over de bezettingsgraad van een praktijk. Het verschaft je bijvoorbeeld inzicht in hoeveel uur een bepaalde behandelkamer heeft leeggestaan. Daarmee geeft Docket ook een beeld van hoeveel ruimte er is voor investeringen of van de mogelijkheid om nieuwe medewerkers aan te nemen.’

Docket: hét paradepaardje van Pàu

‘Docket is een paradepaardje van Pàu, dat ondersteuning biedt aan bijvoorbeeld Vlaamse overheid, warenhuizen en mediabedrijven’, zegt An Bogaert, business development manager bij softwareontwikkelaar Pàu. Bekijk hiernaast de introductievideo met ervaringen van tandartspraktijken Icarus en Dentius.

Een betere planning, een betere patiëntenervaring

Medische organisaties dragen met de optimalisatie van de teamplanning met Docket bij de realisatie van het viervoudig doel-model (‘Quadruple Aim’) van de medische sector. Het digitaliseren, centraliseren en standaardiseren van de planning creëert een positieve dynamiek met effect op iedere pijler van het model. Betere patiëntenervaring en verhoogde medewerkerstevredenheid gaan zo hand in hand met kostencontrole en kwalitatievere zorgverlening. Ambities voor zorg op basis van waarden krijgen hiermee een stevig fundament.

Het serviceteam van Docket

Het serviceteam van Docket biedt wekelijks ondersteuning bij de invoering van de tool, via video bellen. ‘We geloven in persoonlijke begeleiding. We helpen de klanten eerst op weg, zodat het nieuwe systeem niet blijft liggen. Zo weten we ook dat mensen een volledig inzicht hebben in het systeem. We nemen taken uit handen bij het opzetten van de tool’, aldus Peter Revalk.

Meer informatie: Docket is ontwikkeld in Vlaanderen door het IT-bedrijf Pàu, en is beschikbaar in Nederlands, Frans en Engels.

Meer weten?

Meld je aan voor de Online Dag(en) van de Praktijkmanager op 8 en 24 september. Meer informatie en aanmelden: www.pmdag.nl.