Dental Plek: alle informatie op één plek

Dental Plek is hét communicatie- en documentatieplatform voor de mondzorg, dat alle communicatie binnen een praktijk stroomlijnt. ‘We zorgen ervoor dat een praktijk één systeem heeft en niet meer allerlei applicaties naast elkaar. Niet allerlei abonnementen, gebruiksnamen en wachtwoorden meer dus’, legt Guus Vreeswijk, directeur van Dental Plek uit.

'Dental Plek vervangt op de eerste plaats e-mail'

Dental Plek vervangt op de eerste plaats e-mail, dat in steeds meer organisaties en bedrijven wordt afgeschaft voor de interne communicatie. ‘Ook zorgprofessionals ergeren zich steeds meer aan de uitpuilende mailboxen en het overzicht dat ze verliezen. Ze zijn op zoek naar makkelijke manieren om samen te werken. Dental Plek werkt in de cloud, waardoor je altijd bij de informatie kunt. Ook hebben we een mobiele app, zodat je altijd bij de data kunt en overal kunt communiceren.’

‘Dental Plek vervangt nóg een reeks applicaties’

Naast e-mail vervangt het platform een reeks applicaties als WhatsApp, intranet, nieuwsbrieven, prikbord, protocollenmappen, takenlijstjes, roosters en zelfs WeTransfer. Guus Vreeswijk: ‘Het is heel compleet, waardoor je nog maar één systeem nodig hebt om alle communicatie in de praktijk te regelen. Dental Plek is daarnaast ook een documentatieplatform. We noemen het ook wel een sociaal intranet, omdat we via de communicatietools interactie met de gebruikers mogelijk maken. Daarbij is het systeem AVG-proof.’

‘Gebruiksvriendelijkheid speerpunt’

Belangrijk speerpunt van Dental Plek is de gebruiksvriendelijkheid. Het streven is om minimaal 80 procent van de medewerkers gebruik te laten maken van het platform. ‘Daar zetten we alles op in’, zegt Vreeswijk. ‘We hebben heel veel tools die herkenbaar zijn, omdat we die al van privésituaties kennen. Bijvoorbeeld de manier om berichten te delen en te liken zoals we die kennen van Facebook en LinkedIn. Chatberichten stuur je zoals je het al doet met WhatsApp. Zo hebben gebruikers niet het idee dat ze weer een heel systeem moeten leren. Iedereen kan er vrij snel mee werken, zodat het platform snel draagvlak krijgt en dus makkelijk in de praktijk is te integreren. Alles is supergebruiksvriendelijk en logisch in gebruik.’

‘Dental Plek versterkt betrokkenheid’

Voordeel van deze gebruiksvriendelijkheid is dat Dental Plek de betrokkenheid van medewerkers van de praktijk versterkt, stelt Guus Vreeswijk. ‘Gebruikers kunnen reageren op berichten en documenten, zodat je ook grote betrokkenheid van je medewerkers creëert. Binding met medewerkers kan immers vaak nog wel beter, zo blijkt uit onderzoeken. Mensen willen gehoord worden en als ze dan alleen kunnen ontvangen en niet zenden, zullen ze tegenwoordig eerder geneigd zijn te vertrekken.’

‘Gebruikers voelen dankzij de sociale schil in het platform dat ze erbij horen en dat ze hun mening kwijt kunnen. Door die interactie krijg je ook veel meer inzicht in wat mensen vinden van berichten en kun je de werkprocessen verbeteren. We horen ook terug dat mensen het leuk vinden om op deze manier samen te werken met elkaar, kennis te delen. Dat brengt toch een stuk plezier met zich mee, zodat mensen zich sneller op hun plek voelen dan bij een andere organisatie.’

‘Makkelijk in te delen documentatieplatform’

Ook de functie van Dental Plek als documentatieplatform is gebruiksvriendelijk. ‘We helpen een praktijk in het begin om het systeem op poten te zetten. Documenten zijn binnen tien seconden boven water te krijgen. Het is te gebruiken voor zowel protocollen als alle personeelsdocumentatie. Dat is veilig en rechten technisch makkelijk in te delen, zodat het zichtbaar is voor degenen die het mag zien.’

Nieuwe modules binnen Dental Plek zijn ‘Standaard kwaliteitshandboek’ ‘Roosters’, ‘Veilig grote bestanden delen’ en ‘Programma manager’.

‘Alle communicatie over het coronaprotocol voor spoedzorg en de aangepaste roosters verliep via Dental Plek’

‘Met Programma manager kun je nieuwe medewerkers trainen met Dental Plek, ze van informatie over de praktijk voorzien en toegang geven tot de protocollen die ze moeten kennen. Met deze tool kun je ook de tevredenheid onder je medewerkers peilen. Ook hierdoor krijg je meer betrokkenheid binnen de praktijk. De videobelfunctie die we als pilot hebben toegevoegd heeft dat nog eens ondersteund. We testen het nu om te bepalen of we videobellen in het systeem houden.’

‘Dental Plek ondersteunt praktijkmanagers’

Dental Plek biedt met alle tools veel ondersteuning aan het werk van praktijkmanagers, stelt Guus Vreeswijk. ‘Zij moeten het reilen en zeilen van een praktijk op orde brengen en het platform biedt daar enorm veel hulpmiddelen voor. Praktijkmanagers zijn vaak blij met Dental Plek omdat het veel meer overzicht geeft. In de coronacrisis is het platform goed gebruikt om de medewerkers op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen. Praktijkmanagers vinden de verhalen Dental Plek interessant, maar als we een demo geven, valt alles op zijn plek, zo merken we vaak. Mijn boodschap is dan ook: vraag een vrijblijvende demo aan, zodat we kunnen laten zien hoe het in jullie praktijk een verbeterslag kan betekenen.’

Neem nu een kijkje in de demo van Dental Plek

Voordelen van Dental Plek:

1. Dental Plek draagt bij aan een betere scheiding van werk en privé. ‘Dat betekent dat je niet meer je privé WhatsApp hoeft te gebruiken voor berichten vanuit de praktijk. De Dental Plek-chat kun je puur zakelijk gebruiken. Met de vakantiemodus kun je alle notificaties tijdens je vakantie uitzetten. Je hebt dan rust.’

2. Dental Plek maakt ook licenties voor officepakketten overbodig. ‘Office en Teams zijn duurder en Dental Plek heeft bovendien meer functionaliteiten. Dental Plek is voordeliger en je krijgt er meer voor terug.’

3. Dental Plek wordt per gebruiker betaald, zodat een praktijk nooit teveel kosten heeft. ‘Het basispakket is vrij compleet. Service en support zitten bij de prijs in. Daarnaast zijn er optionele modules als ‘Rooster’, ‘Grote bestanden’ en ‘Programma manager’.’

Carnisse Mondzorg koos communicatieplatform Dental Plek: ‘Het vervangt alle kanalen’

Carnisse Mondzorg in Barendrecht stapte in 2019 over op Dental Plek als communicatie- en documentatieplatform. Het systeem bundelt alle interne communicatie, vertelt Sabina van Sijll-Formisano, kwaliteitsmanager en teamleider.

Carnisse Mondzorg is een grote mondzorgpraktijk, met dertig medewerkers, waaronder vijf tandartsen met eigen differentiaties, vier mondhygiënisten en twaalf assistenten in uiteenlopende functies. Sabina vertelt dat de praktijk eind 2019 overstapte op Dental Plek, waarbij het vooral fungeert als intranet en digitale werkplek voor teams. ‘We hadden heel veel communicatiekanalen, waaronder een Whatsapp-groep, intranet, e-mail. Aanvankelijk dachten we dat Dental Plek weer een apart kanaal zou worden. Achteraf blijkt dat het de communicatie makkelijker wordt en we van al die kanalen af kunnen. Er is nu een plek voor alles. Het vervangt eigenlijk alle kanalen, met uitzondering van één e-mailadres voor patiënten en externe partijen.’

De invoering van Dental Plek was een hele grote verandering, maar het went heel snel, aldus Sabina. ‘Het is heel laagdrempelig. Bij vroegere applicaties als Outlook merkten we dat mensen vaak moeite hadden met inloggen, hun wachtwoord kwijtraakten. Het was veel rompslomp: mededelingen stuurden we per mail, via intranet én op papier. Daarnaast was er nog een app voor de loonstroken en overal hadden we aparte inlogcodes en wachtwoorden voor. Om te zorgen dat iedereen op de hoogte bleef stuurden we soms berichten op de app, e-mail, intranet en op het prikbord in de kantine.’

'Gerichter communiceren'

Naast de interne communicatie worden ook de protocollen, formulieren en HR-informatie in Dental Plek ondergebracht. Het helpt vooral gerichter te communiceren, legt Sabina uit. ‘Het is AVG-proof, zodat het geen kwaad kan individuele behandelingen te benoemen in een chat. Daarnaast zijn aparte chatgroepen voor tandartsen, het management team, mondhygiënisten en het hele team. Je kunt heel gemakkelijk een vraag aan alle mondhygiënistes stellen.’

De groepen hebben uitgebreide mogelijkheden, vertelt Sabina. ‘De groep voor het hele team heeft én een chat én een tijdlijn én een map voor protocollen. De chat is voor korte praktische mededelingen. Belangrijke onderwerpen staan op de tijdlijn, waarbij iedereen een melding krijgt, zoals bij het fasen-protocol voor de coronarichtlijnen. Ook kun je op berichten reageren.

Door de tijdlijn, vergelijkbaar met Facebook, kunnen de reacties erbij worden gezet, blijft het oorspronkelijke bericht compact en zichtbaar. Alle vragen en opmerkingen staan bij elkaar bij het bericht.’

'Belangrijke berichten doorzetten'

Dental Plek helpt ook bij het afbakenen van werk- en privécommunicatie. ‘Bij iedereen hebben we de app op de telefoon geïnstalleerd en er was niemand die daar moeite mee had.

Op je telefoon kun je wel instellen welke meldingen je krijgt. Zelf ik krijg ik bij alles een melding. Als iemand niet steeds meldingen wil ontvangen – tijdens de vakantie bijvoorbeeld -- kun je dat instellen. Bij uitzonderlijk belangrijke berichten kun je het zo instellen dat ze toch een melding krijgen.’

'Spoedgevallen snel beoordelen'

Dental Plek heeft zich als communicatietool in de coronacrisis eveneens bewezen, schetst Sabina. ‘Het platform heeft toen zeker geholpen omdat het bereikbaar is in de cloud én het ook AVG-proof is. Iedereen kon thuis in het systeem. Alle communicatie over het coronaprotocol voor spoedzorg en de aangepaste roosters verliep via Dental Plek. Tandartsen werkten in een aantal shifts voor een paar uur per dag. In de ochtend was een iemand van de administratie aanwezig en een assistente. Als een patiënt belde met klachten, stuurden we via Dental Plek een berichtje naar de tandarts om het te laten beoordelen. We schreven de antwoorden op en stuurden dan een screenshot. Tandartsen konden dan snel beoordelen of het om een spoedgeval ging.’

Lees meer over Carnisse Mondzorg