PM Update


MO Plek tijdens de coronacrisis


Nieuw lid stelt zich voor: praktijkmanager Diana Jansen


Marjan Siegers over herstart mondzorg: ‘Wij waren er twee weken geleden al klaar voor’


Praktijkmanager Manja Lang over herstart mondzorg: ‘Hele agenda van voor de coronacrisis nu draaien is niet reëel’


Jeroen Schreurs over leidinggeven in tijden van crisis: ‘Alleen door anders te denken kom je verder’

MO Plek tijdens de coronacrisis

Leden van het PraktijkmanagersNetwerk kunnen gratis gebruik maken van de netwerktool MO Plek. Hierin delen praktijkmanagers onder meer ervaringen, vragen en documenten met elkaar. Juist in deze crisis is het belangrijk om elkaar te blijven opzoeken en te steunen. In de Corona Update groep zijn praktijkmanagers dan ook heel actief met elkaar helpen met alle vragen op het gebied van personeel, financiën en hygiëne maatregelen. Het PraktijkmanagersNetwerk plaatst in deze en andere groepen relevante artikelen, documenten en tips waar praktijkmanagers iets aan hebben.

Praktijkmanagers stellen onder meer vragen over het aflopen van tijdelijke contracten en over de vele regelingen die in het leven zijn geroepen. Ook is e-health door de coronacrisis een belangrijk hulpmiddel geworden. Daarom vraagt een praktijkmanager naar de e-health toepassingen binnen praktijken en de ervaringen hiermee, zodat zij de juiste afweging kan maken. Ook het kanaal ‘Durf te vragen’ staat bomvol vragen en opmerkingen van praktijkmanagers. Niet alleen over de coronacrisis, maar ook om praktische zaken zoals het aannemen van een tandheelkundig student en onder welk functieprofiel en salaris dit gebeurt. En vragen over irritatie in het team tegenover een één collega en hoe je daarmee om gaat. Kortom, alle vragen waar je als praktijkmanager mee te maken hebt, kan je stellen op MO Plek. Je hoeft het niet alleen te doen.

Nieuw lid stelt zich voor: praktijkmanager Diana Jansen

Het PraktijkmanagersNetwerk groeit snel. Zowel starters als ervaren praktijkmanagers uit alle type eerstelijnspraktijken sluiten zich aan.

Op 15 april verwelkomde het PraktijkmanagersNetwerk Diana Jansen. Op 1 mei start zij als praktijkmanager bij huisartsenpraktijk Kievitstraat in Woerden, bij huisartsenpraktijk Hoflaan en huisartsenpraktijk Siebeling & Suiijker in Kortenhoef. Daarvoor werkte zij als officemanager bij een samenwerkingsverband van alle Utrechtse huisartsen. ‘Tijdens mijn werk als officemanager vertelden huisartsen over het reilen en zeilen in hun praktijk. Daarvan hadden een aantal een praktijkmanager in dienst. Dat leek mij een hele leuke functie en is in mijn achterhoofd blijven hangen.’ Zij houdt zich in eerste instantie bezig met onder meer personeelszaken, ICT, facilitair, kwaliteit en accreditatie.

‘Praktijkmanager is een solistisch beroep, want er is vaak maar één in elke praktijk. Daardoor heb je niemand om mee te sparren. Door lid te worden van het PraktijkmanagersNetwerk heb ik de mogelijkheid om gelijkgestemden op te zoeken en van ze te leren.’ Ze heeft op dit moment nog geen vragen die ze wil stellen aan haar collega-praktijkmanagers op MO Plek. ‘Ik wil eerst kijken naar alle mogelijkheden en mij zichtbaar maken voor praktijkmanagers van andere praktijken. Zodra ik heb geïnventariseerd wat er allemaal speelt binnen de praktijken komen er vast wel vragen in mij op die ik zou willen stellen aan collega-praktijkmanagers en hoop ik ook een actieve bijdrage te kunnen leveren.’

Marjan Siegers over herstart mondzorg: ‘Wij waren er twee weken geleden al klaar voor’

Praktijkmanager en praktijkhouder Marjan Siegers (quaTand) is ook klaar voor de herstart va nde mondzorg. ‘Wij zijn vanaf dag één keihard bezig geweest met de herstart’, stelt Siegers. Zij denkt dan ook dat het veilig is om de reguliere zorg weer op te pakken. ‘De tandarts is erop getraind om elke patiënt te benaderen alsof die besmet is, door handschoenen en een mondkapje te gebruiken en na elke patiënt de ruimte schoon te maken. Daarnaast zijn er in elke mond ook altijd al veel bacteriën aanwezig. Natuurlijk is het besmettingsgevaar niet 0, maar je hebt in de supermarkt een veel grotere kans om besmet te raken dan bij de tandarts.’

‘Een paar assistentes van quaTand waren angstig voor het virus, vooral voor besmetting van familieleden’, vertelt Siegers. ‘Op dat moment boden wij een luisterend oor en gaven wij aan dat iedereen die het niet aandurft, uit de behandelkamer blijft. Daarnaast hebben wij ons goed ingelezen en zijn wij continu in gesprek gegaan met het personeel. Er is veel voorlichting geweest. De angst is inmiddels gelukkig weg en de meesten staan te trappelen om weer te beginnen.’ In de praktijk waren al veel hygiëne maatregelen genomen voor het behandelen van spoedklachten, waardoor niet veel nieuwe maatregelen nodig waren. ‘De praktijk heeft twee elektrische deuren, waarvan wij een open doen. Op de andere deur staat informatie waaronder dat patiënten direct hun handen moeten desinfecteren. Daarna gaat de tweede deur open.’

‘De stop van reguliere zorg was nodig om het personeel goed te informeren en ze de tijd te geven om te wennen. Ook konden praktijken hierdoor protocollen aanpassen. Als de reguliere zorg door was gegaan dan was het moeilijker geweest om de veiligheid te waarborgen, omdat je niet de tijd kreeg om protocollen goed in elkaar te zetten. Wel denk ik dat de praktijken eerder open konden gaan voor reguliere zorg. Wij waren twee weken geleden al klaar voor een herstart.’

Praktijkmanager Manja Lang over herstart mondzorg: ‘Hele agenda van voor de coronacrisis nu draaien is niet reëel'’

Op 22 april kon de mondzorg weer herstarten, na vijf weken alleen spoedbehandelingen uit te voeren. Praktijkmanager Manja Lang (Kindertandarts Lelystad) is blij met de herstart. De praktijk is klaar om patiënten te verwelkomen. ‘Op het moment dat alleen spoedzorg mogelijk was, kregen wij regelmatig foto’s van gebitten van kinderen door hun ouders toegestuurd. De vraag was erg groot om meer dan alleen spoedzorg te doen’, vertelt Manja Lang. ‘Wij hebben als team het gevoel dat wij zowel voor de klant als onszelf veilig kunnen werken’

Wel was het voor Kindertandarts Lelystad belangrijk dat het team achter de beslissing stond om de reguliere zorg weer op te pakken. Zij gaven aan dat zij met alle voorzorgsmaatregelen klaar zijn om weer te beginnen. Ook tijdens spoedbehandelingen maakten wij al gebruik van strikte maatregelen. Zo werkten wij in opgesplitste teams om het risico op besmetting te spreiden. Wij wilden zo veilig mogelijk werken, zelfs als wij amper werkten. Ik heb sommige collega’s daardoor al weken niet gezien.’

‘Voor veel praktijken kwam er niet veel nieuws uit de Leidraad Mondzorg Corona. Wij werkten al met beschermende kleding en face shields, maakten vaker schoon, spoelden voor elke behandeling, hadden een lege wachtkamer en sloten het toilet. Deze maatregelen namen wij al voor de spoedbehandelingen.’Om uitloop te voorkomen kijkt de praktijk naar meer tijd per behandeling. ‘Het is niet realistisch om de agenda voor de coronacrisis tijdens de herstart weer te kunnen draaien. Waarschijnlijk moeten daar behandelingen tussenuit. Zo hebben wij genoeg tijd om schoon te maken en van patiënt te wisselen.' Lang had er alle begrip voor dat mondzorg op 16 maart sloot. ‘Je wil met het hele land, dus ook de mondzorg, verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk voorkomen.’

Jeroen Schreurs over leidinggeven in tijden van crisis: ‘Alleen door anders te denken kom je verder’

Op 9 april gaf Charlotte van den Wall Bake een webinar voor praktijkmanagers over leidinggeven in tijden van crisis. Jeroen Schreurs, praktijkhouder Fysio043 in Maastricht, woonde het webinar bij.’ ‘Ik wilde vooral tips en tricks leren om de neuzen dezelfde richting op te krijgen. Het webinar bevestigde vooral dat wij op de goede weg zitten en dat wij geen onverantwoorde dingen doen. Van tevoren weet je nooit wat de juiste manier is, helemaal niet in zo’n bijzondere situatie als nu. Charlotte besprak een stappenplan om goed leiding te kunnen geven. Dat stappenplan pasten wij al automatisch toe in de praktijk.’

Toch neemt Schreurs wel zaken uit de webinar mee terug naar de praktijk. ‘Wij moeten niet te snel alle informatie naar medewerkers doorspelen, voordat je honderd procent zeker weet hoe het zit. Zo communiceerden wij de NOW-regeling naar het team, terwijl later bleek dat wij hier niet voor in aanmerking komen. Corrigeren geeft onrust. Het is goed om iets langer te wachten met communiceren, totdat je totale duidelijkheid hebt.’ Daarnaast geeft Schreurs aan dat hij erop moet letten dat hij niet teveel sturing wil geven via platte tekst, zoals whatsapp en email. ‘Vaak komt het anders over dan je bedoelt en dat zorgt voor onrust. Daarom probeer ik nu zoveel mogelijk teamsessies te houden via beeldbellen. Ook Persoonlijk OntwikkelingsPlan(POP)-gesprekken en voortgangsgesprekken verlopen via beeldbellen. Een teamoverleg zorgt soms wel voor teveel discussie, waardoor onrust en frustratie voor kan komen. Inspraak is prima, maar het moet niet leiden tot veel discussies. Af en toe moet je dan je eigen mening doordrukken. Gelukkig werd ook dat bevestigd tijdens het webinar.’

'Klantenservice PraktijkmanagersNetwerk'

Voor al je vragen en suggesties kun je contact opnemen met de Klantenservice van MedischOndernemen.

Stuur een e-mail naar klantenservice@medischondernemen.nl of bel: 038-4608954